بودجه ممكن است در چارچوب زماني مختلفي كه نسبت به گزارش وجوهي كه براي اهداف گزارشگري مالي مورد استفاده قرار مي گيرد تهيه شود.

به علاوه براي اهداف بودجه اي با برخي از اقلام مثل بودجه هاي تخصيص يافته ممكن است رفتار متفاوتي نسبت به حسابداري و گزارشگري بر حسب GAAPصورت بگيرد.

در برخي موارد نادر ، دولت بصورت 2 سالانه بودجه تصويب مي كند. يكي از موارد مذكو ر مربوط به طرح ها و پروژه هاي بلند مدتي است كه بودجه بندي در مورد آنها براي چندين سال صورت مي گيرد. در صورتيكه وجوهي كه براي فعاليتهاي پيمانكاري محاسبه شده است (مثل وجوه طرح هاي عمراني) به صورت سالانه تهيه مي شود.

تفاوتهاي نظري:

برخي اوقات تفاوتهايي وجود دارد و دليل آن اين است كه ساختار وجوهي كه مقرر شده است جهت اهداف بودجه بندي ، صرفنظر از اين كه معاملات و فعاليتها بر اساس GAAP گزارش شود ممكن است از يك ساختار سازماني يا ساختار برنامه اي استفاده شده در اهداف بودجه اي متفاوت باشند.

(NCGAT 10) ساختار سازماني را بصورت زير تعريف مي كند:

" قسمتي از دولت كه از قانون قوانين آمده و مراجع معتبر پيروي مي كنند و مسئوليت آنها انجام وظايف دولت است.

به عبارت ديگر ساختار سازماني، منعكس كننده چارت سازماني و واحدهاي ما فوق ، يا بالاسري كه با دولت ارتباط دارد، مي باشد.

كه اين ارتباط ممكن است در مورد ساختار وجوه، با اهداف GAAp متفاوت باشد.

ساختار برنامه ها توسط (NCGAI10) بعنوان دسته بندي فعاليتها، ماموريت كارمندان يا پرسنل ، اجازه انجام مخارج ، تسهيلات و تجهيزات مي باشد كه همه درجهت رسيدن به اهداف كمك مي كنند ، در نظر گرفته شده است.

به عبارت ديگر بودجه بندي ممكن است بر اساس پروژه ها صورت بگيرد.

حال آنكه ممكن است وجوه متفاوتي براي اين منظور استفاده شود مثل :

(1)              مأموريت كارمندان در مورد پروژه ها (مثل وجوه عمومي)

(2)              دارايي هاي در دست ساخت (مثل وجوه طرح هاي عمراني)

(3)              وجوه پرداخت ديون بلند مدت (مثل پرداخت ديون بلند مدت)

در بودجه اين وجوه بعضي اوقات و بندرت تصويب مي شود. وجوه مستقل سرمايه اي بيشتر در بودجه بندي واحدهاي تجاري استفاده مي شود. بودجه بندي وجوه سرمايه اي به دولت در تعيين اينكه آيا هزينه ها پرداخت خواهد شد يا برآورد مبالغ كمكي جهت پرداخت هزينه ها لازم است.

بودجه وجود سرمايه اي ، بعضي اوقات بصورت متغير يا قابل انعطاف انتخاب مي شوند، چونكه هزينه هاي بودجه شده متغيرند يا نوسان دارند و دايم با ميزان فعاليتهاي توليد درآمد تغيير مي كنند.

حساب مستقل وجوه اماني:

اين وجوه به ندرت در بودجه تصويب مي شود. وجوه اماني و وجوه وصولي توسط موسسات ديگر بوسيله قراردادها يا توافق هايي كه باعث بوجود آمدن اين وجوه مي شود، كنترل مي شود.

كنترلهاي ذكر شده در فوق در مورد اين دارايي ها بوسيله پروسه قانوني بيروني (خارجي) انجام مي شود.

اين قراردادها و توافق نامه ها اعتبار كمتري دارند.

براي مثال ، كاركنان دولتي اغلب در طرحهاي پاداش مدت دار شركت مي كنند كه طبق ماده 457 درآمد داخلي ايجاد شده وجود اماني محاسبه مي شود . براي دولت تصويب قانوني مبالغ بودجه برآورد شده حساب برداشت براي سال مالي آينده مناسب نخواهد بود.

اختلافهاي بين بودجه و GAAP :

همانطور كه قبلاً ذكر شده ممكن است بين حسابداري بودجه اي و گزارشگري بودجه اي و حسابداري بر اساس GAAP و گزارشگري بر اساس GAAP تفاوتهايي وجود داشته باشد.

بطوري كه درفصل 5 توضيح داده خواهد شد، صورتهاي مالي دولت شامل صورتهاي مالي خواهد بود كه بر اساس بودجه هاي واقعي حسابداري تهيه شده اند، (NCGAI 10) اغلب گروهها و طبقه بندي هاي مهمي كه ممكن است منجر به تفاوتهايي بين اينها شود را توضيح مي دهد كه اغلب بصورت زير است:

تفاوتها در مبناي حسابداري:

  دولت ممكن است براي تهيه بودجه اش از چندين مبناي حسابداري، كه بوسيله GAAP  اين مبناي ملزم شده است استفاده كند، براي مثال زماني كه GAAP ملزم مي كند براي حساب مستقل وجوه عمومي از مبناي حسابداري تعهدي تعديل شده استفاده شود، دولت ممكن است بودجه وجوه عمومي را براساس مبناهاي مختلف تهيه كند، (مثل مبناي نقدي يا.....)

متناوباً ، دولت ممكن است بودجه وجوه عمومي خود را براساس مبناي حسابداري تعهدي تعديل شده تهيه كند، به استثناي برخي اقلام كه انتخاب آنها براي بودجه بر اساس، مبناهاي مختلفي مثل (مبناي نقدي و . . . ) صورت مي پذيرد.

بطور كلي در بودجه قانوناً وجوه مستقل عمومي تصويب مي شود، چونكه اغلب فعاليتهاي عملياتي با اهمت و اصلي دولت با اين وجوه سرو كار دارد. همچنين معمولاٌ مديريت بودجه نيزبا وجوه مستقل عمومي سروكارزيادي دارد. و معني مديريت بودجه عبارتست از بودجه اي كه غالباً در مبالغ كم تصويب مي شوند و مديران دولتي را جهت مديريت مالي وجوه عمومي دولتي  توانمند مي سازد.

وجوه مستقل درآمد اختصاصي:

اين وجوه نيز عموماٌ در بودجه تصويب مي شوند. در عين حال براي تعيين ميزان درآمد اختصاصي مورد استفاده از كمك هاي بلاعوض دولت و ساير درآمدها و مخارج مورد نياز، استفاده مي شود. دولت ممكن است كه براي وجوه درآمداختصاصي قانوناً نخواهد بودجه اي تصويب شود اما بر اساس فعاليتها محاسبه مي شود . در اين مورد، اساساٌ بايد كنترل هاي كافي جهت پرداخت قراردادها يا دريافت كمك هاي بالعوض خاص و ساير درآمدهاي مرتبط داشته باشيم. براي اينكه تصويب بودجه بصورت قانوني لازم نبوده است بايد اين كنترلها صورت بگيرد

حساب مستقل پروژ هاي (طرحهاي) عمراني:

بودجه بندي براي حساب مستقل پروژه هاي عمراني (سرمايه اي) با ساير وجوه مستقل ديگر متفاوت است، زيرا بطور كلي تكميل پروژه هاي عمراني بيشتر از يكسال طول مي كشد.

بنابراين دولت مايل است براي اين پروژه ها بر اساس طرح ها و برنامه ها چند سالانه صورت بگيرد، بجاي اينكه تصويب بودجه براي پروژه هاي عمراني سالانه صورت بگيرد.

اين بودجه هاي چند سالانه طرح ها ممكن است توسط مجلس تصويب بشود يا تصويب نشود، و مبتني بر قانون و محيط عملياتي خاص دولت مي باشد.

حساب مستقل تامين مالي و باز پرداخت ديون بلند مدت:

اين حساب مستقل بعضي اوقات در بودجه هاي بصورت قانوني تصويب مي شوند.

پرداخت ديون بلند مدت بر اساس اوراق قرضه و اسناد قرارداد به كنترل هاي اضافي كمتري احتياج دارند.

به علاوه دولت، عموماً اگر جهت انجام اينگونه پرداختها به وجوه نياز داشته باشد. اين مبالغ را از انتقال وجوه مستقل عمومي به اين حساب تامين مي كند.

مبالغ انتقالي از حساب وجوه مستقل عمومي قبلاً در بودجه مصوب قانوني گنجانده شده است . دولت در عين حال كه بايد مطمئن شود كه وجوه منتقل مي شوند و جهت پرداخت ديون بلند مدت استفاده مي شوند ظرف يكسال كه هم اصل و هم بهره بدهي ، يا بدهي هاي بازنشستگي پرداخت مي شود بايد به اين نكته كه منابع كافي جهت پرداخت تعهدات وجود دارد يا نه دقت كنند.

بعد از تصویب بودجه برای دولت در سال مالی مورد نظر, اغلب موارد لازم است که تغییراتی در بودجه در طی سال مالی صورت بگیرد. که برای اینکه بودجه دولت ممکن است اصلاح شود, دلایل متعددی وجود دارد, برای مثال:

1-  درآمد مالیاتی ممکن است کاهش زیادی  داشته باشد, که نیازمند این امر است که مبالغ تصویب شده جهت هزینه ها کاهش داده شود.

2-  شرایط آب و هوایی(مثل بارش برف و وزش طوفان و تندباد و جاری شدن سیل) این شرایط ممکن است منجر به ایجاد هزینه های هنگفتی برای دولت شود.

3-   مسایل سیاسی ایجاد شده طی سال ممکن است باعث تغییر انگیزه دولت برای انجام هزینه های جدید از منابع قبلی شود.

4-   هر لحظه ممکن است هزینه های مزایای بازنشستگی بیشتر یا کمتر از مبالغ مورد, انتظار شود.

زمانیکه بودجه به طور قانونی تصویب می شود, فرآیند تغییر بودجه بوسیله قوانین و مقررات عمومی دولت تعیین می شود. اغلب موسسات دولتی قادر به جابجایی وا نتقال مبالغ بودجه ای بین قسمت های مختلف هستند.

بعلاوه آنها ممکن است برای انتقال وجوه بودجه ای مثل هزینه های خدماتی کارکنان و یا سایر هزینه ها محدود شوند.

زمانیکه تعییرات بودجه , مبالغ ناچیزی هستند, دستگاه تصویب کننده بودجه معمولاً نیاز به پذیرش اصلاح بودجه قبل از اصلاح بودجه به صورت رسمی دارد. مطالب فوق بعنوان قسمتی از نیازمندیهای عمومی و عادی عنوان می شود. زمانیکه بودجه ممکن است اصلاح شود, زمان اصلاح در سازمانهای دولتی متفاوت خواهد بود.

برای مثال متمم بودجه تصویب شده سالهای مالی گذشته (سال مالی قبل) کنترل نمی کند استفاده از منابع دولتی را, اما ممکن است تفاوتها یا اختلافات زیاد از مبالغ بودجه شده اصلی را پنهان کند.

قوانین عمومی ممکن است, از این نوع دستکاری ها جلوگیری بعمل آورد, اگر چه بعضی از موسسات دولتی واقعاً قادر هستند مبلاغ بودجه ای شان را بعد از پایان سال مالی , اصلاح کنند.

گزارشگري بودجه :

(GASB34) دولتها را براي ارايه اطلاعات لازم (RST) جهت مقايسه بودجه اي مبالغ يا مندرجات بودجه اصلي ملزم مي كند، سرانجام مبلاغ بودجه و مبلاغ واقعي وجوهمستقل عمومي و وجوع مستقل درآمد اختصاصي جهت اينكه بودجه درست و صحيح باشد، تصويب مي شود، به جاري ارايه اطلاعات (RST) دولت ممكن است گزارش مقايسه اي اطلاعات بودجه اي كه دريك صورتحساب مقايسه اي بودجه اي كه جزيي از صورتهاي مالي اساسي است را ارايه كند.

مبالغ واقعي ارايه شده بايد مبتني بر مبناي حسابداري يكنواختي كه براي مبالغ بودجه استفاده مي شود، باشد.

و ستوني جهت ارايه انحرافات تشكيل شود، اما براي انجام اين كار الزامي وجود ندارد.

(GASB 37)، افشاي هزينه هاي اضافي را در بودجه هاي تخصيصي كه مربوط به وجوه مستقل عمومي و هر درآمد اختصاصي عمده و اصلي كه قانوناً در بودجه سالانه كل تصويب شده است، ملزم كرده است.

تعاريف زير در (GASB34) ارايه شده است كه جهت مقايسه بودجه اصلي با بودجه نهايي بكار مي رود:

1-  بودجه اصلي (اوليه): بودجه تخصيص يافته كاملي است ، بودجه اوليه ممكن است بوسيله ذخاير ، انتقال ، و تخصيص ها و متمم بودجه و ساير قوانين مجاز عمومي و بوسيله قوه مجريه قبل از شروع سال مالي تغيير پيدا كند، بودجه اوليه (اصلي) ممكن است همچنين شامل مبلغ تصويب شده واقعي كه اتوماتيك وار از سالهاي قبل به سالجاري منتقل مي شوند، باشد.براي مثال، شرايط قانوني ممكن است گردش اتوماتيك وار مبالغ تخصيص يافته براي جبران اصلاحات سال قبل را ملزم كند.

2-  بودجه نهايي: همان بودجه اصلي مي باشد كه بوسيله، ذخاير، نقل انتقالات وجوه، تخصيص وجوه و متمم بودجه و يا ساير قوانين مصوب عمومي و يا تغييرات صورت گرفته توسط مديران ارشد ، تعديل شده است و زماني كه بودجه قانوناً با از هر طريق ديگري تصويب مي شود لازم الاجرا است.بعلاوه ، مديريت جهت بررسي اختلافات بين بودجه اصلي و نهايي بررسي و تحليل و مذاكره مي كند كه لازم است اين كار صورت گيرد. و مبالغ بودجه نهايي و نتايج بودجه واقعي مثلاً براي وجوه عمومي يا ساير وجوه بايد تجزيه و تحليل شود. اگر اين بررسي ها و تجزيه و تحليل ها ، انحرافاتي را در بر داشته باشد ، بايد از دلايل وجود اين انحرافات آگاهي يابيم كه اين انحرافات برارايه خدمات در آينده و نقدينگي تاثير دارد.

بيانيه(GASB41) تحت عنوان مقايسه صورت مغايرات بودجه اي (Gasb41) بيان ميكند كه زمانيكه مغايرت بودجه اي با اهميت بوجود مي آيد، دولت براي مقايسه اطلاعات بودجه اي وجوه مستقل عمومي و وجوه مستقل درآمد اختصاصي ناتوان مي شود.

دولت جهت مقايسه بودجه ارايه شده ، ملزم شده است، بطوري كه اطلاعات متمم بر اساس وجوه، سازمانها، يا ساختار برنامه اي كه دولت براي پذيرش بودجه خود قانوناً استفاده مي كند، ارايه شود.

اساساً (GASB41) بيان مي كند كه زماني كه اختلافهاي نظري مهمي (اختلافات نظري بعد در اين فصل توضيح داده خواهد شد)وجود دارد دولت بازهم ملزم به ارايه بودجه مقايسه اي مي باشد.

در عين حال در اين وضعيت دولت براي ارايه اطلاعات مقايسه اي بودجه در صورت مقايسه اي بودجه اي كه بخشي از صورت هاي مالي اساسي دولت مي باشد اختياري ندارد.

چه وجوهي در بودجه تصويب مي شود؟

(NCGAS1) ، بيان مي كند كه بودجه ساليانه بايد توسط هر دستگاه دولتي تصويب شود. درعين حال تصويب بودجه در دستگاههاي دولتي از سازمانهاي غير دولتي متفاوت مي باشد.

در عمل ، در مورد اين موضوع كه چه مقدار بودجه براي همه وجوه تصويب شود تفاوتهاي زيادي بين سازمانهاي دولتي در اين مورد وجود دارد.

و همچنين در مورد اينكه چه ميزان بودجه اختصاص مي يابد تصويب شود نيزتفاوت هايي وجود دارد.

)) مفهوم مدیریت و اجرای بودجه را به صورت زیر تعریف کرده است:

تخصیص فرعی , ایجاد ذخایر احتمالی ,ابطال, تسلیم , انتقال, تخصیص بودجه, کنترل خرید و فروش و تدارکات و توزیع وجوه توسط قسمتهای اجرایی بودن مصوبه قانون رسمی.

این فعل و انفعالات ممکن است مطابق کنترلهای حسابداری مختلف و اهداف گزارشگری داخلی باشد , ولی قسمتی از تخصیص بو دجه محسوب نمی شود و مدیریت و اجرای بودجه بوسیله تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شد و بوسیله بودجه تفضیلی, مدیران دولتی و نمایندگان مختلف آنها و قسمتهای مختلف را برای بکارگیری بودجه بعنوان یک ابزار تخصیص منابع و ابزار مدیریتی توانمند می کند.

-         ضمیه(1)

مثالهای زیر باید به قهم برخی از فرآیند های بودجه بندی به خوبی کمک کند.

برای مثال فرض می شود که موسسه دولتی در یک شهر , وجود دارد که عضو هیات مدیره آن , ممجاز است که برای شهرداری در سال بعد تقاضای وجه بکند, بودجه تقاضا شده 3 میلیون دلار است که جهت 50 کارمند اداری و مدیران دولتی آن سازمان می باشد. و 2 میلیون دلار برای سایر افراد شاغل در سازمان و هزینه های سربار تقاضا شده است و 5 میلیون دلار برای انجام و اتمام فعالیتهای برنامه ریزی شده توسط سازمانهایی که با آنها قرارداد منعقد شده است, تقاضا شده . این بودجه اجرایی بوسیله مجلس تصویب می شود, که ابتدا به صورت طرح پیشنهادی ارایه می شود. در این مثال , بودجه تخصیصی در برگیرنده 3 مبلغ زیراست:

3 میلیون دلار برای هرینه خدمات پرسنلی و 2 میلیون دلار برای سربار و 5 میلیون دلار برای اجرای قراردادها, می باشد که می تواند افزایش هم داشته باشد.

این مبالغ باید بین قسمتهای مختلف سازمان تقسیم شود, برای مثال چه موقع 3 میلیون دلار هزینه خدمات پرسنلی باید تامین شود؟ چه میزان به مدیریت و چه میزان به کارکنان و پرسنل اختصاص می یابد؟ برای چه به قسمتهای فرعی و کارکنان پرداخت شود؟ و حقوق آنها چقدر است؟ و میزان افزایش حقوق آنها طی دوره های بعدی چقدر است؟

و سوالات مشابه ای باید درباره سرباز مجاز پرسیده شود , همچنین چه میزان از 2 میلیون دلار برای اجاره پرداخت شود و چه میزان برای برنامه ها, حمل و نقل و آموزش پرداخت شود؟

و 5 میلیون هزینه قراردادهای قانونی علاوه برآن باید سرشکن شود.

چه برنامه های کامپیوتری باید خریداری شود ؟ در چه شهرهایی برنامه ها اجرا و عرضه شود؟ تفکیک این 3 مبلغ که تشکیل دهنده سطوح کنترل قانونی هستند چه هدف بودجه ای برای مدیریت در بر دارد.

یک سیستم کدگذاری فرعی معمولاً ایجاد می شود که تحت عنوان کدهای بودجه نامیده میشود. و یا سایر موضوعاتی که می تواند معادل سطح کنترل عادی باشد. اگر موسسات دولتی از جابجایی هرگونه بودجه مجاز تخصیص یافته منع شده اند. که سطوح کنترل قانونی از 3 مبلغ فوق تشکیل شده است.

که برای انتقال و جابجایی بودجه های تخصیص یافته از یک سطح به سطح دیگر موافقت و اجازه قوه مقننه نیاز خواهدبود.

دقت داشته باشید که, اهمیت بودجه بندی موثر برای کارکنان مالی که برنامه های بودجه را ارایه می کنند روشن و واضح است .

دولت می تواند اسناد بودجه ای برای GFOA   را بر اساس این برنامه ها برای ملاحظات قاونونی مشابه به روشهایی مثل صورتهای مالی جامع سالیانه (که در فصل 5 بحث خواهد شد) بپذیرد و می تواند GFOA  را برای ملاحظات مربوط به اسناد و مدارک اش که جهت رسیدن به گزارشگری مالی مطلوب , مقرر شده است , بپذیرد.

) یک , (حسابداری دولتی و اصول گزارشگری مالی و مفاد NCGAI(10)) , تحت عنوان گزارشگری بودجه ای دولتی و عمومی , دورنمای اطلاعاتی مفیدی درباره فرآیند بودجه بندی ارایه شده است.

یکی از مشکلات مهم فرآیند بودجه بندی, تعریف فرآیند بودجه است, چونکه بودجه نتیجه کار قوه مقننه است.

بسیاری از واحدهای دولتی از عوامل ذکر شده در فوق دور هستند.

در عین حال , بحث های ارایه شده در زیر, اطلاعات کافی را جهت تهیه بودجه و برخورد با موضوع بودجه بندی در سازمانهای دولتی, و موسسات عمومی ارایه و آنها را توانمند می سازد

• بودجه اجرایی
• بودجه تخصیص یافته
• بودجه تخصیص نیافته

-         بودجه اجرایی :

 فرآیند بودجه بندی , با تهیه بودجه اجرایی شروع می شود که توسط بخشهای اجرایی دولت این امر صورت می گیرد.که بعد از تهیه آن به قوه مقننه تسلیم می شود, (NCGAI(1)) بودجه اجرایی را بهصورت زیر تعریف می کند:

"جمع آوری اطلاعات وپیشنهادات و برآوردهای ارایه شده و ثبت شده برای قوه مقننه , که توسط سازمان برنامه و بودجه و یا اداره بودجه تهیه می شود."

این بودجه نشاندهنده , تلاش سازمان برنامه و بودجه برای گردآوری و پردازش همه

در خواستها نیازهای بودجه ای برای هزینه کردن اعتبارات ثبت شده بوسیله موسسات دولتی مختلف و قسمتهای دولتی مختلف, می باشد.

این بودجه همچنین , شامل برآوردهایی در مورد درآمد های مورد انتظارو سایر منابع مالی می باشد, که جهت پرداخت هزینه های اعتبارات تصویب شده استفاده می شوند می باشد.

بعلاوه برای تقاضاهای خاص موسسات دولتی, بودجه اجرایی باید در برگیرنده هزینه هایی که برای قسمتهای مختلف مورد نیاز است نیز باشد.

برای مثال, مبالغی برای بازپرداخت بدهی , که این مبالغ از لحاظ میزان پرداخت و اینکه آن پرداختها صورت می پذیرند, فقط در دستگاههای دولتی در نظر گرفته می شود.

وجوه بازنشستگی کارمندان مثالهای دیگری از هزینه هایی است که معمولاً توسط بخشهای اجرایی تعیین می شود.

-         بودجه تخصیص یافته (یا تخصیص بودجه)

قسمتهای اجرایی , معمولاً بودجه اجرایی قوه مقننه و دولت را می پذیرند, بعد از گفتگو ها و مذاکرات بین قسمتهای اجرایی و قوه مقننه یا مجلس, بودجه به قسمتهای اجرایی ابلاغ می شود . که در این مرحله بودجه تخصیص یافته تلقی می شود.

(NCGAI 10) فرآیند تخصیص بودجه را به صورت زیر تعریف می کند, مجوز انجام هزینه ای که بوسیه لایحه تخصیص بودجه یا آئین نامه تصویب شده که بصورت قانونی تصویب و به امضاء رسیده است , ایجاد می شود و مربوط به درآمدهای برآوردی هست.

تخصیص بودجه شامل همه وجوه احتیاطی , مبادلات و تخصیصها و متمم بودجه و سایر تغییرات اجرایی و سایر مصوبات مجاز قانونی می باشد.

اهمیت تخصیص بودجه به مساله تعادل در انجام هزینه هایی که دولت نمی تواند این هزینه ها را بیش از حد معمول انجام دهد,تاکید دارد.

بودجه تخصیص نیافته(عدم تخصیص بودجه) :

بعضی از دولتها ممکن است به جای استفاده از فرآیند تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شده از طرحها و برنامه های مالی استفاده کنند که این هم نوعی بودجه محسوب می شود, که به عدم تخصیص بودجه اشاره دارد.

عدم تخصیص بودجه توسط(NCGAI(10))به صورت زیر تعریف شده است:

عبارتست از طرحها و برنامه های مالی برای یک سازمان دولتی و قسمتهای دولتی و برنامه ها و فعالیتها یا وظایف تصویب شده یا روشهای مجازی که بوسیله قانون اساسی تصویب و مجاز شناخته شده است, یا مجوز, یا قانون موضوعه یا اساسنامه, یا هر گونه مقررات محلی هستند که در آنها فرآیند تخصیص بودجه پیش بینی نشده است و خارج از محدوده تعریف تخصیص بودجه هستند.

میزان استفاده دولت از بودجه, تخصیص نیافته بستگی به میزان هزینه هایی دارد که تصویب شده اند.

انبار باید شرایط مناسب برای نگهداری کالای شرکت که سرمایه اصلی را تشکیل می دهد داشته باشد باید کالاطبقه بندی مناسب نگهداری شود

1-کالای وارده بایستی پس از تحویل از لحاظ کم و کیفی بررسی و تطبیق با برگ سفارش خرید کالا توسط شخص مسئول و آشنا با کارهای تخصصی انجام یابد

2- برگ دریافتی کالا (رسید انبار) به وسیله انباردار صادر و به شرح زیر توزیع می گردد

الف- نسخه اول به تحویل دهنده کالا تسلیم می شود

ب- نسخه دوم جهت اقدامات مالی به حسابداری ارسال می گردد

ج- نسخه سوم به واحد سفارشات برای آگاهی از وصول کالا ارسال می گردد

د- نسخه چهارم برای ثبت در کاردکس انبار فرستاده می شود

3-حسابداری با دریافت نسخه دوم سند حسابداری برای خرید کالا وانتقال هزینه های مربوطه به آن خریدار هر حساب خرید کالا صادر می نماید

4- واحد سفارشات با دریافت نسخه سوم از وصول کالا آگاه و ضمن بایگانی آن در پرونده مربوطه جهت اقدامات بعدی مربوط به فروش پرونده را در اختیار مدیر عامل قرار می دهد.

تعیین حداقل و حداکثر موجودی:

پیش بینی و تکیمل ذخیره انبار به منظور رفع نیازمندی واحدهای مصرف کننده سازمان از جمله وظایف مهم اداره انبارها در نتیجه از وظایف مخازن و انبارهاست این مورد ملاک و مبنای اقدام توجه به حداقل و حداکثر موجودی مربوط به هر کالا است. تعیین حداقل و حداکثر با توجه به میزان مصرف کالا در سال های گذشته و میزان اعتبارات و طرح های عمرانی و پیشرفت کار و یا فعالیت سازمان در نظر گرفته می شود باید معادل حد متوسط شش ماه و حداکثر یک سال را در نظر گرفت و در انبارهای فرعی که حجم کار کمتر است این مدت به 3 ماه تقیل می یابد و در کارهای انبار منعکس می شود انباردار باید مراقبت کند که هیچگاه موجودی از حداکثر زیادتر واز حداقل کمتر شود.

طرف کارت عملیات (سفید رنگ)

طرف کارت مشخصات زرد رنگ

خروج کالا از انبار

با وصول حواله انبار که توسط واحد فروش صادر گردیده است مسئول انبار دستور لازم جهت ثبت در ستون صادره کاردکس یا دفتر انبار را به مسئول ثبت صادر می نماید و پس از اطمینان یافتن از انجام عملیات مربوطه دستور لازم جهت تحویل کالا به مراجعه کننده را صادر می نماید دارنده حواله انبار مسئول دریافت کالا به مقدار مشخص در حواله و سالم بودن آن می‌باشد

حواله انبار چهار برگ دارد

1-    نسخه اول توسط مشتری دریافت کالا از انبار ظهرنویسی می شود

2- نسخه دوم در پایان هر روز به انبار ارسال می شود انبار آماده تحویل کالا در 24 ساعت آینده خواهد بود

3-    نسخه سوم جهت اقدامات مالی به حسابداری فرستاده می شود

4-    نسخه چهارم در پرونده سفارش کالای مربوطه ضبط می گردد

کد های میله ای از جمله مکانیسم های ورود (و خروج) اطلاعات هستند که امروزه در جهان کاربردهای فراوانی یافته است. یکی از مهمترین زمینه های استفاده از کدهای میله ای، شناسایی کالا و حسابداری آنها در صنایع، انبارها، قروشگاه ها و یا امور مربوط به کتابخانه ها و آرشیو ها، ورود و خروج پرسنل و ..... است کدهای میله ای به صورت میله های عمودی و سایه و روشن در کنار هم قرار می گیرند به طوری که در فاصله خطوط میله ای چاپ شد فضاهای خالی سفید وجود دارند و به نوعی تبدیل به کد رمز می گردند کدهای میله ای مجموعه ای از اطلاعات حرفی یا عددی هستند که به صورت میله های روشن و تاریک نمایش داده می شوند و شامل اطلاعات از قبیل قیمت، نام محصول، سازنده، وزن، تاریخ ساخت، تاریخ انقعاد و غیره می باشند که خطوط مزبور اطاعات متعددی را در خود ذخیره کرده اند.

دفتر وکارت انبار

الف) انواع کارت: برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع قطعه که وارد انبار می شود و یا از انبار خارج می گردد از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود هر انبار دارای 2 نوع کارت است که به وسیله آن هر موقع می توان میزان دادو ستدد موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را بدست آورد

1- کارت کوچک (یا کارت قفسه): در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می شود واین کارت دارای مشخصات زیر است:

1- نام کالایی که کارت مربوط به آن است      2- شماره جنس و نوع کالا

3- موجودی حداقل و حداکثر     4- واحد مقدار 5- مقدار متضمن تاریخ وارده صادره و موجودی

2-کارت بزرگ:

1- شماره برگ    2- شماره جنس 3- مشخصات کامل جنس    4- واحد مقدار     5- موجودی حداقل و حداکثر     6- فروشنده   وغیره

از کارت بزرگ می توان این اطلاعات را بدست آورد: 1- قیمت و مقدار هر یک از انواع اجناس موجود در انبار   2- اسم و آدرس فروشندگان  3- طرز تقسیم و استعمال هر یک از انواع کالا     4- میزان موجودی هر کالا در هر موقع

دفتر واردات:

این دفتر اختصاص به ثبت مشخصات و قطعات وارده به انبار دارد. مشخصات کالا و اطلاعات که درباره آن باید در دفتر واردات ثبت گردد و تناسب حجم کار و میزان فعالیت سازمان و نحوه نگهداری حساب انبار و صدور کارت اختصاصی برای هر نوع قطعه تغییر می کند

اطلاعات دفتر واردات انبار:

1- شماره ترکیب – که از اول هر سال از یک شروع می شود و به طور مداوم تا پایان سال ادامه داده می‌شود

2-    تاریخ- مقصود نشان دادن روزی است که جنس وارد انبار شده است

3-    منبع ورود کالا- فروشنده یا برگشت دهنده انتقال از انبار دیگر

4-    نوع کالا

5-    شماره توع جنس

6-    نواحد مقدار

7-    بهای واحد

8-    شماره سند یا حواله انتقالی یا برگشتی کالا

9-    بهای کالای انتقالی از سایر انبارها

10 ارزش کالا و مبلغ کارت واردات

دفتر صادرات انبار:

شماره ترکیب 2- تاریخ     3- درخواست کننده یا انبار گیرنده   4- نوع قطعه و خصوصیات و مشخصات قطعه   5- شماره درخواست ها یا حواله انتقال     6- واحد مقدار که بر حسب مقیاسات مختلف از لحاظ کیفیت مانند ریال- کیلو – متر   7- بهای واحد 8- مبلغ و ارزش کالا    9- جمع کل صادرات انبار

الف) تعریف: طبقه بندی عبارت از این قرار است که اشیاء وکالاهای موجود در انبار راطوری دسته بندی وتقسیم نماییم که مابین آنها یک صفت مشترک که باید طبقه بندی واقع خواهد شد موجود باشد. بنابراین طبقه بندی شامل دو مرحله است    1- تجزیه         2- ترکیب

1- تجزیه: در این مرحله قطعاتی که اجزاء طبقه بندی را تشکیل می دهد مورد بررسی قرار داره و آنچه که برجسته تر است و بتوان آن را صفت مشترک قرار داد انتخاب می نماییم

2- ترکیب: پس از بررسی های جنبه های مختلف و تشخیص و مشخصات هر یک از قطعات آنچه به هم نزدیک تر باشد در یک جا جمع می کنیم به شرح فوق و جه مشترک اجناس و کالاهای موجود در انبار ها مشخصات آنها است که به عناوین واسامی مختلف نامیده می شود هشتند طبقه بندی قرار خواهد گرفت.

ب) شرایط طبقه بندی: سه نکته که باید در طبقه بندی رعایت شود.

1- انطباق سیستم طبقه بندی با احتیاجات مشتریان که شرط اصلی یک سیتم صحیح طبقه بندی است

2- ساده و قابل فهم بودن سیستم طبقه بندی برای کلیه کارکنان انبار

3- طبقه بندی باید انعطاف پذیر باشد یعنی بتوان آن ار با تغییرات و تحولات کار منطبق و هم آهنگ ساخت

ج) کالارا می توان بر حسب موارد عناوین زیر طبقه بندی نمود:

1- انواع کالا با توجه به مشخصات آنها              2- بر حسب حروف الفبا ونام کالا

3- برحسب تاریخ و یا سازمان                     4- بر حسب شماره

د) تنظیم کالا در انبار: قرار دادن اشیاء به وضعی معین تا بتوان در موقع احتیاج در مهمترین فرصت و با اطمینان آنها ار پیدا نمود

1- اطمینان               2- روشن بودن تنظیم                  3- سرعت

نمونه ای از صفحات دفتر راهنمای طبقه بندی و کد گذاری کالاها