)) مفهوم مدیریت و اجرای بودجه را به صورت زیر تعریف کرده است:

تخصیص فرعی , ایجاد ذخایر احتمالی ,ابطال, تسلیم , انتقال, تخصیص بودجه, کنترل خرید و فروش و تدارکات و توزیع وجوه توسط قسمتهای اجرایی بودن مصوبه قانون رسمی.

این فعل و انفعالات ممکن است مطابق کنترلهای حسابداری مختلف و اهداف گزارشگری داخلی باشد , ولی قسمتی از تخصیص بو دجه محسوب نمی شود و مدیریت و اجرای بودجه بوسیله تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شد و بوسیله بودجه تفضیلی, مدیران دولتی و نمایندگان مختلف آنها و قسمتهای مختلف را برای بکارگیری بودجه بعنوان یک ابزار تخصیص منابع و ابزار مدیریتی توانمند می کند.

-         ضمیه(1)

مثالهای زیر باید به قهم برخی از فرآیند های بودجه بندی به خوبی کمک کند.

برای مثال فرض می شود که موسسه دولتی در یک شهر , وجود دارد که عضو هیات مدیره آن , ممجاز است که برای شهرداری در سال بعد تقاضای وجه بکند, بودجه تقاضا شده 3 میلیون دلار است که جهت 50 کارمند اداری و مدیران دولتی آن سازمان می باشد. و 2 میلیون دلار برای سایر افراد شاغل در سازمان و هزینه های سربار تقاضا شده است و 5 میلیون دلار برای انجام و اتمام فعالیتهای برنامه ریزی شده توسط سازمانهایی که با آنها قرارداد منعقد شده است, تقاضا شده . این بودجه اجرایی بوسیله مجلس تصویب می شود, که ابتدا به صورت طرح پیشنهادی ارایه می شود. در این مثال , بودجه تخصیصی در برگیرنده 3 مبلغ زیراست:

3 میلیون دلار برای هرینه خدمات پرسنلی و 2 میلیون دلار برای سربار و 5 میلیون دلار برای اجرای قراردادها, می باشد که می تواند افزایش هم داشته باشد.

این مبالغ باید بین قسمتهای مختلف سازمان تقسیم شود, برای مثال چه موقع 3 میلیون دلار هزینه خدمات پرسنلی باید تامین شود؟ چه میزان به مدیریت و چه میزان به کارکنان و پرسنل اختصاص می یابد؟ برای چه به قسمتهای فرعی و کارکنان پرداخت شود؟ و حقوق آنها چقدر است؟ و میزان افزایش حقوق آنها طی دوره های بعدی چقدر است؟

و سوالات مشابه ای باید درباره سرباز مجاز پرسیده شود , همچنین چه میزان از 2 میلیون دلار برای اجاره پرداخت شود و چه میزان برای برنامه ها, حمل و نقل و آموزش پرداخت شود؟

و 5 میلیون هزینه قراردادهای قانونی علاوه برآن باید سرشکن شود.

چه برنامه های کامپیوتری باید خریداری شود ؟ در چه شهرهایی برنامه ها اجرا و عرضه شود؟ تفکیک این 3 مبلغ که تشکیل دهنده سطوح کنترل قانونی هستند چه هدف بودجه ای برای مدیریت در بر دارد.

یک سیستم کدگذاری فرعی معمولاً ایجاد می شود که تحت عنوان کدهای بودجه نامیده میشود. و یا سایر موضوعاتی که می تواند معادل سطح کنترل عادی باشد. اگر موسسات دولتی از جابجایی هرگونه بودجه مجاز تخصیص یافته منع شده اند. که سطوح کنترل قانونی از 3 مبلغ فوق تشکیل شده است.

که برای انتقال و جابجایی بودجه های تخصیص یافته از یک سطح به سطح دیگر موافقت و اجازه قوه مقننه نیاز خواهدبود.

دقت داشته باشید که, اهمیت بودجه بندی موثر برای کارکنان مالی که برنامه های بودجه را ارایه می کنند روشن و واضح است .

دولت می تواند اسناد بودجه ای برای GFOA   را بر اساس این برنامه ها برای ملاحظات قاونونی مشابه به روشهایی مثل صورتهای مالی جامع سالیانه (که در فصل 5 بحث خواهد شد) بپذیرد و می تواند GFOA  را برای ملاحظات مربوط به اسناد و مدارک اش که جهت رسیدن به گزارشگری مالی مطلوب , مقرر شده است , بپذیرد.